O Ministério Público do Maranhão (MPMA), por meio da Coordenadoria de Documentação e Biblioteca e da Seção de Arquivo, vem desenvolvendo ações voltadas à melhoria da gestão de documentos em suporte papel produzidos e recebidos pela instituição. O trabalho tem como objetivo racionalizar o acervo documental, eliminar materiais que já cumpriram seu prazo de guarda e promover o uso adequado dos instrumentos arquivísticos.
As atividades são conduzidas pela servidora Maria Antonia de Sousa, chefe do Seção de Arquivo do MPMA, e fazem parte de uma iniciativa, incluída no Planejamento Estratégico do MPMA, que inclui diagnóstico das condições de armazenamento, classificação, análise e descarte de documentos, além da elaboração de um manual e um tutorial de gestão documental. O processo segue os parâmetros da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e as normas do Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP).
“A legislação determina que cada setor é responsável pela avaliação, classificação e armazenamento do seu próprio acervo. Isso atende ao princípio da proveniência, segundo o qual todo documento deve ser gerido por quem o produziu.”, explica Maria Antônia de Sousa.
CAPACITAÇÃO
Entre as ações já realizadas estão capacitações em Paço do Lumiar e Imperatriz, voltadas a servidores das promotorias de justiça. Nos encontros, foram abordados temas como a utilização da tabela de temporalidade, critérios de classificação, triagem e descarte de documentos, e a elaboração dos formulários e termos de eliminação. Em Imperatriz, o treinamento reuniu também servidores das Promotorias de Justiça de João Lisboa e Porto Franco.
Os documentos que atingem o prazo de guarda são eliminados de forma segura, em parceria com a empresa Coopresli, responsável pela trituração e reciclagem do material. Desde o início do trabalho, em 2024, cerca de 1.500 caixas de documentos já foram descartadas, sendo 400 apenas em 2025.
A iniciativa é acompanhada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, presidida pelo procurador de justiça José Antônio Oliveira Bents, e integrada também pela coordenadora da Coordenadoria de Documentação e Biblioteca, Maria dos Remédios Ribeiro dos Santos. A comissão é responsável por supervisionar as ações e garantir o cumprimento das diretrizes técnicas e legais relacionadas à preservação e ao descarte dos documentos públicos.
De acordo com Maria Antonia, o trabalho tem contribuído para conscientizar servidores e promotorias sobre a importância da gestão documental, permitindo maior eficiência na organização e preservação dos registros institucionais.
Redação: CCOM-MPMA