Como forma de preservar os dados da Procuradoria Geral de Justiça e facilitar o acesso a alguns dos principais documentos do órgão, os dossiês dos membros e servidores ativos e inativos estão sendo digitalizados. O trabalho está sendo executado, desde o mês de setembro, pela empresa Fábrica Info e deverá ser encerrado nesta semana.
Também estão sendo catalogados em formato digital alguns processos, como os documentos das licitações da reforma da sede das Promotorias de Justiça e da construção da nova sede da Procuradoria Geral de Justiça.
“A importância da digitalização é assegurar a memória da instituição. O objetivo é sair da etapa física dos documentos e entrar de vez na era digital, modernizando cada vez mais o nosso trabalho”, ressaltou o diretor-geral Luiz Gonzaga Martins Coelho.
O processo de digitalização passa por cinco etapas: preparação do documento, digitalização, controle de qualidade, guarda e indexação (cadastramento com identificação para busca por meio do nome, assunto ou matrícula).
Todos os dados cadastrados estarão disponíveis para consulta nos computadores da PGJ. O sistema Godocs, exclusivo da empresa, será instalado na rede local e permitirá o acesso aos documentos.
A digitalização é fruto de parceria entre Procuradoria Geral de Justiça, por meio da Diretoria-Geral e da Coordenadoria de Documentação e Biblioteca e a Secretaria de Estado de Gestão e Previdência.
“A ideia é garantir a preservação e possibilitar a acessibilidade a documentos importantes da instituição”, afirmou a coordenadora de Documentação e Biblioteca, Maria dos Remédios Ribeiro dos Santos.
Na tarde da última segunda-feira, 3, o diretor-geral da PGJ, Luiz Gonzaga Martins Coelho, a diretora da Secretaria para Assuntos Institucionais, Fabiola Fernandes Faheína Ferreira e a chefe de gabinete da Procuradoria Geral de Justiça, Sirlei Aires Rodrigues, acompanhados das coordenadoras de Gestão de Pessoas, Ivoneide Queiroz, e de Documentação e Biblioteca, Maria dos Remédios Ribeiro dos Santos, visitaram a sala onde estão sendo feitas as digitalizações.
Redação: CCOM-MPMA